Profi online tárgyalásvezetés a gyakorlatban

Készítsük elő a helyszínt

A találkozóra kijelölt tárgyaló, szoba legyen csendes, tiszta és rendezett ahol nincs háttérzaj és ki-be sétálás. Kimondottan igaz ez a homeofficeból dolgozókra. A magánéletet teljes mértékben próbáljuk meg kiiktatni a konferenciahívásból. Elhíresült eset Robert Kelly-vel esett meg, a BBC dél-koreai szakértőjével, akinek a gyerekei szétbombázták az interjúját, miközben ő élőben szerepelt a műsorban.

Érdemes megnézni azzal a szemmel is a képet, hogy mi látszik a háttérben.A háttér legyen egy fal, könyvespolc, ahol a családtagok jó eséllyel nem  sétálnak át. Bizonyos programok például felajánlanak virtuális hátteret is. Ha telefonon kapcsolódunk a beszélgetéshez, ne tartsuk a fülünkhöz, mert rendkívül kínos másoknak egy füllel beszélgetni.

Tartsunk főpróbát

Miután tudjuk, hogy online konferenciát akarunk tartani, vagy résztvevőként akarjuk végig ülni, tudjunk meg többet a platformról, ahol a tárgyalás zajlik.

Készítsük elő a megosztható dokumentumokat

A tárgyalás felgyorsítása érdekében  készítsük elő a megosztató képeket, térképeket, tárgyalásra készített ajánlatokat. Egy kép többet mond ezer szónál. Magyarázkodásnál többet mutat egy kép, egy ábra, amely könnyen áttekinthető.  A megfelelő témánál osszuk meg a dokumentumokat. A felkészültség a tárgyalás menetét is eldöntheti.

Legyen mindennek felelőse

Legyen felelőse a tárgyalás vezetésének, a jegyzet készítőknek, a dokumentumnak kezelésének, a kapcsolattartásnak. A tárgyalási taktikától függően a tárgyalás felváltva is vezethető , előre megadott koreográfia alapján.

Online tárgyalás 

Vezesse a tárgyalást

A meetingnek legyen egy dedikált vezetője, aki az előre meghatározott témák mentén halad. A témákat előre küldjük ki a résztvevő feleknek, hogy ők is kialakíthassák saját álláspontjukat.

Az online találkozóra szánjunk több időt 

Az online találkozók üteme lassabb, mint a személyes találkozóké – A videokonferencia értekezleteket valójában kissé lassabban kell tartani, mint egy tipikus ülést, mivel a legtöbb rendszer akár két-három másodperccel is le van maradva. Tisztázzák ezt a tényt konferencia megkezdése előtt, mindenképp beszéljék meg, hogy hogyan jeleznek a csoportnak, hogy szót kérnek. Bizonyos videóhívásoknál létezik gomb rá, másoknál megegyezés szerint kell zajlania. Mindenképp fontos, hogy tudatosítsa, hogy a 2-3 másodperc a kérdések átfutása a rendszeren.  

Tárgyalás közben és után

Jegyzeteljünk 

A meetingen elhangzottakat érdemes lehet egy mindenki által látható dokumentumban (pl.: Google Docs) jegyzetelni. Erre a feladatra is ki kell kijelölni egy felelőst. A felelős előre meghatározott táblázatba feljegyzi, a legfontosabb dátumokat, résztvevőket, hogy ki milyen javaslatot tett, mi lett a találkozó végeredménye. A dokumentumot végül a közös platformon, emailben letisztázva megkapják a résztvevők.

 Tartassuk be, amiben megállapodtunk

A tárgyalási feleket emlékeztessük a megállapodásban rögzítettekre, lehet ez egy email vagy telefonhívás. Kérjük meg, hogy tartsák be a határidőket, emlékeztessük őket a megállapodásban foglaltakra.

Ahogy mi tárgyalunk online

Szempontok

Fontos szempont volt a megfelelő eszköz megtalálása.Az online meeting szoftver kiválasztásának legfontosabb szempontjai

• a platformfüggetlen legyen;
• eszközfüggetlen legyen: használható legyen mobil telefonon, számítógépen, laptopon;
• ingyenes legyen;
• regisztráció és letöltés nélkül elérhető legyen;
• biztonságos legyen
• megbízható legyen.  

Meghívás a tárgyalásra

A tárgyalás vezetője bevezeti a résztvevőket, email címmel egy google naptárba.  A résztvevők megkapják emailben a meghívót, amelynek a linkjére kattintva csatlakoztak is a videókonferenciához.A videó konferencián: tudnak szövegesen üzenni, egy személynek vagy egy csoportnak, tudnak dokumentumot megosztani, szavazást indítani a felek közt.  

Összefoglalva

Az online tárgyalásra technikailag és mentálisan is fel kell készülni.A tárgyalásnak van egy előkészítő szakasza a tárgyalás és egy befejező része, mindhárom egyaránt fontos.

Olvasásra ajánljuk

Olvasásra ajánljuk